ست اداری، مجموعه ای از ابزارهای پرکاربرد برای مکاتبات در سازمان ها و شرکت ها است. این عنصر با طراحی جذاب و رنگ های مناسب، به نوعی معرف شما و شرکتتان در سایر سازمان ها است. در مقاله "طراحی و چاپ ست اداری" توضیح دادیم که ست اداری چیست و اقلام آن را به طور کلی برشمردیم. سپس به بیان ضرورت داشتن ست اداری پرداختیم و اهمیت این اقلام به عنوان عاملی در تبلیغات و بازاریابی غیر مستقیم را بیان کردیم.

همچنین در مقاله مذکور به این مطلب اشاره کردیم که چاپ ست اداری مستلزم رعایت برخی اصول و استانداردها می باشد. رعایت این اصول در طراحی ست اداری به شما کمک می کند تا سازمان شما در نظر مخاطب جذاب تر و منسجم تر و یکپارچه تر به نظر برسد و در نتیجه اعتماد وی جلب خواهد شد. در ادامه برخی از این اصول را به طور خلاصه ذکر می کنیم:

• از آنجا که لوگو، تصویری از برند شما در ذهن مخاطب شکل می دهد، این المان باید در بهترین محل ممکن قرار بگیرد تا به خوبی دیده شود.
• در تمام اقلام از رنگ سازمانی خود استفاده نمایید. رنگ سازمانی یکپارچگی و شخصیت کلی برند شما را نمایش می دهد.
• فونت مناسبی برای طراحی انتخاب کنید تا اوراق اداری شما خوانا باشند. هماهنگی فونت در اقلام مختلف نیز می تواند هماهنگی شما را نمایش دهد.
• بهتر است نوعی هماهنگی در جنس کاغذ اقلام مختلف اداری وجود داشته باشد.
• توصیه می شود برای برندهای بزرگ و معروف از طرح های ساده استفاده شود و تمرکز، بیشتر روی نام برند و لوگو باشد و برای برندهای کمتر شناخته شده، طراحی با استفاده از المان های جذاب تر صورت گیرد.
• استفاده از فضا به بهترین نحو باید صورت گیرد. در حقیقت شما برای طراحی ست اداری فضای کمی در اختیار دارید، بنابراین باید در این فضای کم، جذابیت لازم را ایجاد نمایید و در عین حال اطلاعات مورد نیاز مخاطب را نیز انتقال دهید.

نکات حیاتی در طراحی ست اداری

در این مقاله نکات و اصول طراحی ست اداری را ذکر خواهیم کرد. به طور کلی ست اداری شامل کارت ویزیت، سربرگ A4 و سربرگ A5، پاکت ملخی و پاکت A4 می شود اما امکان حذف هر یک از آن ها و یا افزودن اقلامی نظیر کاغذ یادداشت، پاکت A5، فولدر، کاور CD، فاکتور و ... نیز به ست اداری وجود دارد. به واسطه تفاوت کاربردی که اوراق اداری با یکدیگر دارند، اصول و استانداردهای طراحی آن ها متفاوت است اما در عین تفاوت می بایست نوعی یکپارگی در آن ها وجود داشته باشد.

اعتماد مخاطب نوعی سرمایه محسوب می شود که به سادگی به دست نمی آید. بخشی از این اعتمادسازی را ست اداری به صورت غیر مستقیم می تواند به عهده بگیرد. در واقع ست اداری، بخشی از شخصیت و هویت هر برندی را شکل می دهد، بنابراین هویت بصری برند تا حدی وابسته به طراحی ست اداری آن می باشد. همچنین در صورت عدم حضور شما در سازمان مربوطه، این اقلام، وظیفه معرفی شما را به عهده خواهند داشت. به عبارتی ست اداری می تواند به مثابه اولین ارتباط، نقش اساسی در شکل گیری ذهنیت مخاطب داشته باشد. از این رو توجه و دقت در طراحی و چاپ این عناصر بسیار مهم و حیاتی است. پیش از شروع طراحی ست اداری، لوگو باید آماده شود زیرا لوگو، در کنار ست اداری نشان دهنده هویت سازمانی بوده و یک المان ثابت در تمام اوراق اداری است.

در طراحی اوراق اداری، لازم است تمام اقلام از لحاظ بصری هماهنگ باشند. در حقیقت می بایست سربرگ و پاکت و کارت ویزیت و فولدر و سایر اقلام، نوعی هویت یکپارچه بصری داشته باشند. این هویت یکپارچه از هماهنگی میان عناصر بصری، جنس، فونت، رنگ، ترکیب بندی و فضای طراحی این اقلام به دست می آید.

داشتن ست اداری جذاب، با به نمایش گذاشتن شخصیت والا و منحصر به فرد شما، حس نظم و دقت را در مخاطب القا می کند و از این رو موجب جلب اعتماد وی می شود. اما در کنار جذابیت و زیبایی طراحی، دسترسی ساده به اطلاعات تماس از مهمترین مواردی است که در هنگام طراحی باید مد نظر قرار گیرد. به این شکل، ست اداری به عنوان یک بازاریاب خاموش عمل کرده و با ایجاد ذهنیت مثبت از شما، موجب جذب مخاطب می شود؛ این امر می تواند در نهایت منجر به فروش و سود آوری بیشتر شود.

جنس ست اداری

اقلام مختلف ست اداری را می توان در جنس های مختلف تولید کرد اما یکپارچگی و هماهنگی جنس این اقلام تأثیر مثبتی در ذهنیت مخاطب دارد. چاپ باکیفیت روی کاغذ مرغوب یکی از عوامل مهم جذب مخاطب، در تولید ست اداری است. به طور کلی ست اداری اغلب با کاغذهای تحریر 80 گرمی، تحریر 100 گرمی و کتان، تولید می شود. 

کاغذ تحریر 80 گرمی، اقتصادی ترین جنس برای تولید ست اداری است اما بزرگترین عیب این کاغذ ضخامت پایین آن است که در صورت چاپ دورو، این عیب بیشتر خود نمایی می کند. همچنین رنگ های تمپلات و تیره روی کاغذ تحریر 80 گرمی کمی بور به نظر می رسند. به طور کلی ست اداری تولید شده با کاغذ تحریر 100 گرمی پراستفاده ترین و محبوب ترین نوع ست اداری است که علاوه بر قیمت مناسب کیفیت مرغوبی نیز دارد. گرچه استفاده از کاغذ تحریر 100 گرمی برای چاپ اوراق اداری معمول تر است اما کاغذ کتان با بافت ویژه ای که دارد نیز می تواند نشان دهنده ی خاص بودن و کلاس کاری مجموعه شما شود. کاغذ کتان، کاغذی مرغوب با بافت ریز است که این بافت با دست قابل لمس است. رنگ ها روی این کاغذ، زنده و شفاف چاپ می شوند اما در صورتی که زمینه به صورت یکدست رنگی و تیره باشد ممکن است اندکی سفیدی در سطح رنگی دیده شود.

کارت ویزیت

کارت ویزیت، کاغذی با ابعاد نسبتاً کوچک است که به منظور معرفی راه های ارتباطی شخص یا شرکت خاصی مورد استفاده قرار می گیرد. این کارت که عضو مهمی از خانواده ست اداری به شمار می رود، بخشی از شخصیت صاحبش را نشان می دهد به طوری که هر بار مخاطب آن را می بیند به یاد او می افتد. در مقاله های پیشین در مورد انواع جنس های کارت ویزیت صحبت کردیم و به کاربرد هر یک از آن ها اشاره کردیم.

ابعاد کارت ویزیت ها معمولاً 8.5×5.5 سانتیمتر است. این ابعاد تقریباً به اندازه یک کارت بانکی است. البته امکان تولید کارت ویزیت در ابعاد دلخواه نیز وجود دارد. غیر از کارت ویزیت های 8.5×5.5 ابعاد دیگری مثل 8.5×4.8، 9×6 و 9×5 نیز مرسوم هستند. عمودی یا افقی بودن کارت ویزیت، انتخاب یک رو یا دورو چاپ شدن آن، انتخاب جنس کارت و استفاده از طلاکوب و نقره کوب مواردی هستند که با توجه به سلیقه و نیاز شما امکان تغییر آن ها وجود دارد.

روی کارت ویزیت باید لوگو، نام، سمت و راه های ارتباطی ذکر شود. همچنین در نظر داشته باشید که رعایت فاصله هفت میلیمتری از حاشیه ها در این محصول نیز الزامی است. بهتر است اندازه نوشته ها بین 7 تا 12 پوینت باشد و در طراحی حداکثر از سه نوع فونت استفاده کنید. رعایت اصول طراحی، دقت به هارمونی رنگ، استفاده بهینه از فضا، نظم و ارتباط میان عناصر، عوامل اثر گذار بر موفقیت و جذابیت کارت ویزیت هستند.

به طور کلی یک کارت ویزیت خوب می بایست دارای ترکیب بندی جذابی باشد. فضای مثبت و منفی آن در تعادل باشند. از لحاظ بصری برای مخاطب جذاب باشد و اطلاعات مورد نیاز مخاطب را به راحتی در دسترس وی قرار دهد. استفاده از فونت های نسبتاً فانتزی برای تیترها و طرح های تزئینی و ساختارشکن در کارت ویزیت برخی مشاغل به جذابیت کارت می افزاید در حالی که در سایر مشاغل، از جدیت صاحب کارت می کاهد. در مقاله ای تحت عنوان "طراحی کارت ویزیت خلاقانه" اصول و روش هایی برای طراحی کارت ویزیت ذکر کردیم.

لیبل

لیبل یکی از خلاقانه ترین و جذاب ترین اقلام ست اداری است که با توجه به کاربردش می تواند با محل نصبش سازگار شود. طراحی لیبل، سلیقه ای بوده و از قوانین خاصی پیروی نمی کند. به عنوان مثال برای لیبلی که به عنوان برچسب اموال مورد استفاده قرار می گیرد، شماره اموال مهمترین بخش است که باید بهتر به چشم بیاد ولی در برچسب محصولات، تصویر جذاب و مواد تشکیل دهنده محصول از اهمیت بیشتری برخوردارند. گاهی بزرگتر نوشتن نام محصول و برند آن نیز می تواند به بهتر دیده شدن محصول کمک کند.

در حقیقت به دلیل کاربرد گسترده لیبل ها، اصول طراحی آن ها متغیر است. در مقاله ی "چاپ لیبل و استیکر و انواع آن ها" مطالبی در خصوص طراحی و چاپ لیبل بیان کردیم که دانستن آن ها پایه و اساس طراحی و چاپ لیبل است.

در مقاله های بعدی مورد سایر اوراق اداری مانند سربرگ، پاکت، فولدر، فاکتور و کاغذ یادداشت، صحبت خواهیم کرد، آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم، سایزهای استاندارد و اصول طراحی آن ها را بر خواهیم شمرد.