در مقاله پیشین اهمیت اوراق اداری را به عنوان یک بازاریاب غیرمستقیم تشریح کردیم و اقلام موجود در ست اداری را برشمردیم. همچنین اصول طراحی برخی از این اقلام مانند کارت ویزیت و لیبل را ذکر کردیم. در ادامه به بررسی اصول طراحی و اهمیت سایر اوراق اداری خواهیم پرداخت.

سربرگ

سربرگ، برگه ای است که در ادارات، سازمان ها و شرکت ها جهت نامه نگاری های رسمی و اداری مورد استفاده قرار می گیرد. این برگه به نامه ها اعتبار می بخشد و عضو جدا نشدنی ست اداری به شمار می رود.

سربرگ ها به صورت استاندارد در دو سایز A4 و A5 چاپ می شوند. ابعاد سربرگ A4 استاندارد،21×29.7 سانتیمتر و سربرگ A5 استاندارد، 21×14.8 سانتیمتر است. فضای طراحی سربرگ ها نسبت به سایر اقلام چاپی کمتر است. بنابراین استفاده بهینه از این فضا در طراحی از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

در بالای سربرگ سمت راست، لوگو و نام شرکت قرار می گیرد، غالباً اندازه ای در حدود 10 تا 30 میلیمتر برای عرض لوگو مناسب است و زیر آن نام شرکت با فونت ضخیم نوشته می شود. قسمت بالا سمت چپ نیز برای قرار دادن شماره نامه و تاریخ در نظر گرفته می شود. در پایین سربرگ نیز بهتر است راه های ارتباطی مانند نشانی، شماره تلفن و فکس ذکر شود. چیدمان این اطلاعات بسته به نوع طراحی می تواند چپ چین، راست چین یا وسط چین باشد. اندازه فونت این نوشته ها نیز، بسته به نوع و حجم فونت، بهتر است بین 8 تا 12 پوینت باشد.

به دلیل این که گاهی ارسال نامه های اداری از طریق فکس انجام می شود، بهتر است زمینه سربرگ رنگی نباشد زیرا قسمت های رنگی در فکس سیاه می شوند. به طور کلی بهتر است پیش از نهایی کردن طرح یک بار آن را از طریق فکس ارسال کنید تا از حفظ کیفیت آن در هر شرایطی مطمئن شوید.

برای طراحی سربرگ بهتر است از طرح های ساده و ظریف استفاده شود تا رسمی بودن نامه را نشان دهد. در حقیقت آن چه برای گیرنده ی نامه مهم است نوشته های داخل آن است بنابراین لازم است طراحی سربرگ در مینیمال ترین و ساده ترین شکل ممکن صورت گیرد تا از سردرگمی و حواس پرتی خواننده جلو گیری کرده و شخصیت کاری شما را حفظ کند.

لازم به ذکر است موارد مذکور استانداردهایی هستند که به طور معمول توسط طراحان رعایت می شود اما طبق تجربه و روحیه طراح، با توجه به نوع کسب و کار مربوطه و با صلاحدید کارفرما قابل تغییر هستند.

گرچه به دلیل محدودیت فضا، نوآوری در طراحی سربرگ دشوار به نظر می رسد، اما رعایت اصول ترکیب بندی، هارمونی رنگی و خوانایی نوشته ها این کار را ساده تر خواهد کرد. در صورت نیاز به طراحی سربرگ A5 این مسئله را باید در نظر داشت که المان ها و نوشته ها نباید متناسب با سربرگA4  طراحی شود و سپس اندازه ها نصف شود.  در واقع اندازه ها در این سایز باید با توجه به سایز کاغذ A5 در نظر گرفته شود تا خوانایی خود را از دست ندهند.

به عنوان مثال اگر در طراحی سربرگ A4 از فونت 12 نازنین استفاده نمایید. در صورت کوچک کردن کل طراحی، اندازه فونت نهایی حدوداً 8.5 پوینت می شود. در حالی که این فونت برای سربرگ، کوچک است. بهتر است سایز المان ها مجدداً تنظیم شود. به طور کلی برای این سایز، پیشنهاد می شود فونت نوشته ها 9.5 تا 10.5 پوینت انتخاب شود.

نکته مهم در طراحی سربرگ آن است که هنگام طراحی، می بایست رنگ و طرح زمینه از هر سمت کاغذ تا دو میلیمتر به بیرون کاغذ امتداد داده شود؛ همچنین المان های مهم از حاشیه های کار حداقل 7 میلیمتر فاصله داشته باشند. این کار کمک می کند که خطای برش بر زیبایی طرح تأثیری نگذارد. سربرگ ها را اغلب روی کاغذ تحریر 80 و 100 گرمی و کتان 100 گرمی چاپ می کنند. همچنین برخی شرکت ها تمایل دارند سربرگ خود را به صورت دورو چاپ کنند.

پاکت

پاکت یکی دیگر از اقلام مهم ست اداری است که می تواند در ابعاد و جنس ها و طرح برش های مختلفی ساخته شود. در حقیقت پاکت، بسته ای است که برای حمل و نگهداری و ارسال نامه های اداری مورد استفاده قرار می گیرد. ابعاد پاکت نامه باید به صورتی باشد که کاغذ A4 با سه بار تا شدن داخل آن قرار بگیرد.

در گذشته های دور پاکت ها به صورت تک تک بریده و به صورت دستی ساخته می شدند اما با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی، امروزه اغلب مراحل تولید پاکت از جمله برش و تا زدن، به صورت مکانیزه انجام می شود.

پاکت ها را می توان در اندازه های مختلفی تولید نمود اما سه سایز پاکت A4 و ملخی و A5 پراستفاده ترین سایزها هستند. پاکت A4 با ابعاد 22.5×31 سانتیمتر، پاکت نامه ملخی با ابعاد 22×11 و پاکت A5 با ابعاد 16×22 تولید می شوند. درب پاکت با توجه به سلیقه و خواست مشتری، می تواند در جهت طول یا عرض آن قرار بگیرد. استفاده از فضای داخلی پاکت جهت چاپ نیز می تواند به زیبایی کار بیفزاید.

بهتر است جنس پاکت کمی ضخیم باشد تا محرمانگی اطلاعات داخل آن حفظ شود؛ بنابراین استفاده از کاغذ تحریر 100 و کتان 120 گرمی برای این کار مناسب است. در مقاله "چاپ پاکت و انواع آن" به طور کامل به بررسی اصول طراحی پاکت پرداختیم. پیشنهاد می کنیم پیش از اقدام به طراحی و یا ثبت سفارش پاکت، آن مقاله را مطالعه نمایید.

به صورت استاندارد لوگوی شرکت را در گوشه بالا سمت چپ و نشانی و راه های ارتباطی را پایین سمت راست یا چپ قرار می دهند. راه های ارتباطی که بهتر است روی پاکت نوشته شود شامل نشانی، شماره تماس، فکس، کد پستی و پست الکترونیکی است.

بهتر است گوشه بالا سمت راست پاکت جهت الصاق تمبر و انجام عملیات پستی خالی بماند. قرار دادن رنگ و طرح زمینه در این محل مشکلی ندارد اما توصیه می شود نوشته ها و المان های مهم در این قسمت قرار نگیرند.  

موارد مذکور گرچه عموماً به صورت پیش فرض توسط طراحان گرافیک رعایت می شود اما قوانین کلی و غیر قابل نقض نیستند. شما در صورت تمایل می توانید با یک طراحی خلاقانه، منحصر به فرد و برنامه ریزی شده، به جذابیت ست اداری خود بیفزایید.

فولدر

فولدر یکی از اقلام موجود در ست اداری است که پرستیژ کاری شما را به نمایش می گذارد. از فولدرها اغلب برای نگهداری و جابجا کردن قرارداد ها و مدارک مهم استفاده می شود. همچنین در همایش ها و سمینارها نیز کارکرد بالایی از خود نشان می دهد. در مقاله " نکاتی برای طراحی حرفه ای فولدر" اصول کلی طراحی فولدر را بیان کردیم.

ظرفیت فولدر، بیشتر از پاکت است و یکی از جذابیت های آن، امکان طراحی طرح تیغ فولدر به شکل های خلاقانه است. قابلیت سازگاری این محصول در موقعیت های مختلف با حجم و سایز های متنوع به شما این امکان را می دهد که محل قرار گیری سی دی یا کارت ویزیت و اقلام تبلیغاتی دیگر را تنها با چند تیغ اضافه کنید.

از لحاظ طراحی، عموماً هر چه طراحی فولدر ساده تر باشد، جذابیت و ماندگاری آن بیشتر می شود. بهتر است لوگو و شعار را با اندازه نسبتاً کوچک در قسمت بالا سمت چپ یا راست و یا کمی بزرگتر در مرکز فولدر قرار دهید. پشت فولدر نیز برای قرار دادن نشانی و راه های ارتباطی مناسب است. بسته به سایز فولدر استفاده از فونت های 8 تا 14 برای طراحی نوشته های فولدر توصیه می شود.

استفاده از رنگ های ساختگی خاص و خدمات چاپی اضافه مانند یو وی و چاپ برجسته نیز می تواند به جذابیت فولدر بیفزاید. در نگاه اول به نظر می رسد هزینه چاپ فولدر نسبتاً بالا باشد ولی در صورتی که این عنصر با توجه به نیاز شما طراحی شده و موجب ارتقا شخصیت کاری شما شود، می توان مطمئن بود که با ایفای نقش یک بازاریاب، بازگشت سرمایه ای به مراتب بالاتر در پی خواهد داشت.

فاکتور

فاکتور یکی از مهمترین و حساس ترین اوراق اداری است که مستقیماً به دست مصرف کننده می رسد. شاید بتوان گفت در سال های اخیر به دلیل قوانین جدید مالیاتی و همچنین برای دقیق تر انجام شدن معاملات، فاکتور رسمی مهمترین عضو از اقلام چاپی هر مجموعه و سازمانی به شمار می رود.

در تمام فاکتورها اطلاعات فروشنده و خریدار و مشخصات محصول مورد معامله به صورت دقیق و مرتب در جدول هایی قرار می گیرند. محل مهر و امضای فروشند و خریدار مشخص شده و مبلغ نوشته می شود.

فاکتورها را به صورت تک نسخه ای، دو نسخه ای و سه نسخه ای چاپ و صحافی می کنند. جنس های الوان و کاربنلس برای چاپ فاکتور متداول هستند. کاغذ الوان، کاغذ رنگی معمولی است که در گرماژها و ضخامت های مختلفی تولید می شود. کاغذ کاربنلس یا NCR نوعی کاغذ است که مانند کاربن عمل می کند. به عبارتی در این نوع فاکتور نیازی به قرار دادن کاربن میان کاغذها وجود ندارد و نوشته های که رو کاغذ اول مرقوم شوند روی کاغذهای زیرین نیز دیده می شوند. فرایند تولید این نوع کاغذ کمی پیچیده است بنابراین هزینه بالاتری نسبت به کاغذ معمولی دارد.

فاکتور ها را می توان به صورت تک رنگ یا چهار رنگ چاپ کرد. همچنین شماره های بالای فاکتور می تواند به صورت ملخی و یا چاپی باشد. شماره زنی به صورت چاپی تنها از طریق چاپ دیجیتال امکان پذیر است. برای تیراژ های بالا عموماً از چاپ افست با شماره زنی ملخی استفاده می شود تا هزینه ها مقرون به صرفه تر باشند.

شماره زنی فاکتورهای دو نسخه ای و سه نسخه ای به این صورت است که از هر شماره روی تک تک رنگ ها چاپ می شود. به عنوان مثال در صورتی که فاکتور سه نسخه ای با تیراژ 100 عدد سفارش داده باشید. در حقیقت 300 برگه (100 برگ سفید، 100 برگ صورتی و 100 برگ زرد) به شما داده خواهد شد و هر شماره روی هر سه رنگ چاپ می شود.

یادداشت

کاغذ یادداشت یکی از اقلام ست اداری است که در صورت نیاز می توان از آن به عنوان هدیه تبلیغاتی و یا روی میز کارمندان استفاده کرد.

اصول طراحی و نوشته های روی کاغذ یادداشت تا حدودی مشابه سربرگ است اما کاغذهای یادداشت سرچسب شده و به صورت دسته ای تهیه می شوند. کاغذهای یادداشت معمولاً در ابعاد کوچکتر از سربرگ تولید می شوند. به عنوان مثال سایز A6 و یا مربع 10×10 برای این کار معمول تر است. جنس کاغذ های یادداشت بنابه سلیقه و بودجه شما می تواند تحریر80 گرم، تحریر 100 گرم، کتان و یا گلاسه باشد.

 در مقاله های دیگر به طور کامل تری به بررسی زوایای مختلف طراحی و چاپ اوراق اداری خواهیم پرداخت.