ست اداری چیست

در دنیای مدرن امروز اغلب مدیران، به دنبال ایجاد هویت و اصالت برای سازمان و شرکت خود هستند. به عبارتی آن ها در پی برندسازی هستند تا از این طریق خود را حرفه ای تر، جدی تر، به اصول پایبندتر، معتبرتر و قابل اعتمادتر نشان دهند. یکی از راه های نمایش دادن این هویت، توجه به عوامل ظاهری مانند ست اداری مجموعه است.

ست اداری، مجموعه اقلامی شامل سربرگ، کارت ویزیت، پاکت ملخی، پاکت A4 و A5، فولدر، کاغذ یادداشت، برچسب اموال، لیبل و پاکت سی دی و موارد دیگر است. این اقلام که با یک طرح گرافیکی یکپارچه و با رنگ سازمانی مشخص، تهیه می شوند، برای مکاتبات اداری بین شرکت ها و سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند. به طور کلی هدف از طراحی ست اداری، برندسازی و اعتبار بخشیدن به شرکت است، بنابراین در قضاوت مشتری نسبت به سازمان شما جایگاه ویژه ای دارد.

علاوه بر این، هویت بصری سازمان ها را می توان در طراحی داخلی آن ها و حتی نوع پوشش پرسنل نیز مشاهده کرد.

اهمیت ست اداری

هر شرکت و سازمانی در طول روز با افراد و شرکت های زیادی مکاتبه دارد. در شرایطی که افراد به طور مستقیم وارد مذاکره نمی شوند، این اوراق اداری هستند که می توانند شخصیت شما و سازمانتان را در نظر مخاطب ارتقا داده و به طور ناخودآگاه در وی ایجاد حس اعتماد نمایند.

یکی از مهم ترین اقداماتی که بازاریابان حرفه ای انجام می دهند آن است که شخصیت خود و شرکتشان را به گونه ای به مخاطب معرفی می کنند که اعتماد وی را جلب نمایند. اوراق اداری گرچه به طور مستقیم ابزاری برای بازاریابی به شمار نمی روند، اما به طور غیر مستقیم، می توانند به مثابه یک بازاریاب، دیدگاه مخاطب را نسبت به شما شکل دهند.

در حقیقت، استفاده از ارواق اداری با طراحی یکپارچه و حرفه ای که شخصیت برند شما را به نمایش بگذارد، یکی از مهمترین راه های ارتباط با مخاطب برای هر شرکت است. ارتباط و یکپارچگی این اوراق و اقلام می تواند به مخاطب کمک کند تا شما را راحت تر بشناسد و تصویری ماندگار از شما در ذهن وی ثبت کند.

نکاتی درباره طراحی و چاپ ست اداری

در هنگام طراحی ست اداری، نکات و اصولی وجود دارد که با رعایت آن ها، می توان از تأثیرگذاری طرح اطمینان حاصل کرد.

• رنگ سازمانی : احتمالاً شما نیز درباره تأثیر رنگ های مختلف بر ناخودآگاه افراد چیزهایی شنیده اید. بنابراین لازم است هنگام انتخاب رنگ سازمانی خود دقت و مطالعه کافی داشته باشید تا بتوانید بهترین و مناسب ترین رنگ را با توجه به ویژگی های مخاطب خود، انتخاب نمایید. در ضمن، هنگام انتخاب رنگ سازمان خود به این اصل توجه داشته باشید که این رنگ، هویت سازمان شما را تشکیل خواهد داد، بنابراین تغییر آن شما را در نظر مشتری تبدیل به فردی بی هویت و غیر قابل اعتماد می کند. در حقیقت مشتری شما را با آن رنگ خواهد شناخت، بنابراین تغییر آن احساس خوبی به وی نخواهد داد. پس بهتر است برای انتخاب رنگ سازمانی خود بسیار دقت کنید.

• طراحی و فونت ها : از آنجا که طراحی ست اداری به طور مستقیم وظیفه تبلیغات را بر عهده ندارد – و بیشتر در نقش معرفی و هویت سازی به کار می رود - می بایست هنگام طراحی آن سادگی، در دستور کار قرار گیرد. در حقیقت مهمترین انتظار مخاطب از این اقلام آن است که اطلاعات تماس شما را به راحتی به دست آورد. بنابراین بهتر است هنگام طراحی از فونت های ساده و زیبا، و طرح های خلوت استفاده کنید تا مخاطب دچار سر در گمی نشود.

• لوگو : لوگو نیز بخش مهم دیگری از هویت سازمانی شماست که در تمام بخش های سازمان قابل رویت است. در هنگام طراحی ست اداری دقت کنید که جایگاه مناسبی برای این عنصر حیاتی در نظر بگیرید.

• سیستم چاپی : هر سیستم چاپی محدودیت ها و قابلیت های ویژه ای دارد. به عنوان مثال استفاده از رنگ های ساختگی پنتون، تنها در روش چاپ افست امکان پذیر است ولی در چاپ دیجیتال رنگ ها از ترکیب چهار رنگ مرکب اصلی به دست می آیند. از سوی دیگر، در چاپ افست حتماً تیراژ، می بایست بالا باشد در حالی که در چاپ دیجیتال، امکان چاپ حتی 50 عدد نیز وجود دارد. بنابراین با توجه به نیاز و خواسته خود، می توانید روش چاپ مطلوب خود را برگزینید.

• جنس اقلام : بهتر است جنس اقلام موجود در ست اداری را متناسب با هم و با توجه به کاربرد آن ها انتخاب نمایید تا سازمان شما یکپارچه تر به نظر برسد.

هزینه و قیمت چاپ ست اداری

عوامل مختلفی می تواند بر قیمت ست اداری تأثیر گذار باشد. در این بخش به بررسی برخی از این عوامل خواهیم پرداخت.

• جنس کاغذ : مهمترین عامل در تعیین قیمت ست اداری، جنس کاغذ آن است. ست اداری را می توان با کاغذ تحریر 80 گرم، تحریر 100 گرم، کتان 100 گرم و یا حتی کاغذ کرافت، تهیه نمود. همچنین میزان مرغوبیت کاغذ و کشور تولید کننده آن نیز در قیمت کاغذ تأثیر گذار است.

• تیراژ و نوع چاپ : تیراژ کار، می تواند یکی از عوامل مهم در تعیین قیمت ست اداری باشد. در صورتی که ست اداری در تیراژ بالا مورد نیاز شما باشد، انتخاب روش چاپ افست با قیمت مقرون به صرفه تر به شما پیشنهاد می شود. اما اگر این اوراق را در تیراژ پایین و یا به صورت فوری نیاز دارید، انتخاب روش چاپ دیجیتال می تواند برای شما مفید تر واقع شود. در حقیقت هر یک از روش های چاپی ارزش افزوده خاصی برای مشتری ایجاد می کند که باید دید با توجه به این امر، کدام روش برای وی مناسب تر است.

• اقلام مورد نیاز شما : هزینه ست اداری با اقلام موجود در آن رابطه مستقیم دارد. به عبارتی، برای آن که هنگام چاپ ست اداری کمترین هزینه را متحمل شوید، می بایست اقلام مورد نیاز خود را به دقت انتخاب کنید.

• تعداد وجه چاپی : این که سربرگ و پاکت و سایر اقلام چاپی یکرو چاپ شوند یا دورو نیز تأثیر بسزایی در قیمت آن دارد.

مراحل طراحی ست اداری

لوگو و رنگ سازمانی

اولین گام برای طراحی ست اداری داشتن یک لوگوی مناسب است. لوگو به عنوان اولین و مهمترین عامل هویت ساز بصری مجموعه شما، نقش تعیین کننده ای دارد. تقریباً در تمام فضاهایی که شما با مخاطب سروکار دارید، باید لوگو دیده شود. بنابراین صرف زمان و هزینه کافی برای آن، امری معقول و منطقی به نظر می رسد. در حقیقت مجموعه ی شما قرار است سال های زیادی با این لوگوی به خصوص شناخته شود و تغییر دادن آن، زمانی که به اندازه کافی شناخته شده باشید، ممکن است به وجهه ی شما آسیب وارد کند.

هنگام طراحی لوگو شما می بایست رنگ سازمانی خود را نیز مشخص کنید. این رنگ نیز مانند لوگو جزء جدا نشدنی از هویت بصری شما به شمار می رود. زیرا هر رنگ مفهوم و معنی خاص خود را داشته و حس خاصی به مخاطب القا می کند.

سربرگ

پس از طراحی  لوگو و انتخاب رنگ سازمانی، نوبت به طراحی اقلام ست اداری می رسد. در این مرحله، شما می بایست با توجه به ویژگی های مخاطب و البته کاربرد هر یک از این اقلام به طراحی بپردازید. بهتر است، با طراحی سربرگ کار خود را شروع کنید. دلیل این انتخاب آن است که طراحی سربرگ به دلیل شکل فیزیکی و کاربرد آن نسبتاً ساده تر از سایر اقلام است و شما با این کار تم کلی ست اداری خود را به سادگی تعیین می کنید. طراحی سربرگ A5 و A4 و کاغذ یادداشت تا حد زیادی مشابه هستند، البته کاربرد متفاوت آن ها باعث می شود در طراحی این اقلام کمی تغییر ایجاد کنید.

برای طراحی سربرگ شما می توانید در بالای برگه، لوگو و شماره و تاریخ نامه و پیوست را قرا دهید. جایگاه آدرس (با چیدمان نوشتار راست‌چین، وسط‌چین، چپ‌چین یا حتی نامنظم)، شماره تلفن، فکس و ایمیل نیز در پایین سربرگ است. لازم به ذکر است که تمام المان ها و نوشته های مهم می بایست حداقل نیم سانتیمتر از لبه های کار فاصله داشته باشند تا هنگام برش از بین نروند.

پاکت

پس از طراحی سربرگ، شما می بایست به فکر طراحی پاکت باشید. در اینجا برای جلوگیری از دوباره کاری بهتر است ابتدا طرح تیغ کلی پاکت را از چاپخانه مورد نظر خود تهیه نموده و با توجه به محدودیت های چاپ و نیز با در نظر داشتن طرح کلی سربرگ، شروع به طراحی پاکت ملخی، A4 یا A5 خود نمایید. اگر با اصول طراحی پاکت آشنایی ندارید، پیشنهاد می کنیم مقاله پیشین ما در این خصوص را از اینجا مطالعه کنید.

به طور کلی پیشنهاد می شود، روی پاکت، آرم شرکت (سمت چپ بالا) قرار گیرد و آدرس، کد پستی، فکس و تلفن، وب‌سایت و ایمیل (همگی در سمت چپ پایین پاکت نامه) به‌صورت افقی باشند.

کارت ویزیت

کارت ویزیت نیز یکی از اقلام تشکیل دهنده ست اداری است که طراحی آن از اهمیت ویژه ای برخوردار است. به دلیل اهمیت بالای این عنصر، درباره طراحی کارت ویزیت در مقاله ای تحت عنوان "قوانین چاپ کارت ویزیت مؤثر و کارآمد" توضیحاتی ارائه داده ایم که پیشنهاد می شود پیش از شروع به طراحی، آن را مطالعه نمایید.

نکته ای که می بایست در این مقاله بدان اشاره شود آن است که در طراحی کارت ویزیت هویت سازمانی خود را حتماً مد نظر داشته باشید. زیرا در صورت عدم حضور شما در محل، کارت ویزیت، وظیفه معرفی شما و شرکتتان را برعهده خواهد داشت. بنابراین بهتر است این معرفی، به بهترین شکل صورت گیرد.

رایج ترین ابعاد برای چاپ کارت ویزیت 8.5×5.5 سانتیمتر است. این سایز، مشابه ابعاد کارت های بانکی است. کارت ویزیت ها را می توان در جنس های مختلفی مانند کارتی، کتان و گلاسه با پوشش سلفون و یا لمینیت مات یا براق، تولید نمود. همچنین، می توانید با پرداخت هزینه بیشتر کارت خود را طلاکوب یا نقره کوب کرده و از داشتن کارت با کیفیت تر و خاص تر لذت ببرید.

سایر اقلام

شما همچنین می توانید تم پاکت های خود را برای طراحی فولدر جیبدار، لیبل CD و پاکت CD نیز به کار ببرید. حضور این اقلام در ست اداری الزامی نیست اما در صورت نیاز، داشتن این اقلام خالی از لطف نیست.